Qual o valor do seu projeto?

Os erros que matam uma apresentação de ROI (Retorno sobre investimento)

Em quase toda empresa, a conversa é a mesma: o time está sobrecarregado, as demandas aumentam, a complexidade cresce. A solução? IA e automação, já falamos muito sobre este tema aqui no blog. Mas a pergunta que realmente importa para a liderança é: “Qual é o ROI disso na prática?”

É nesse ponto que muitos projetos morrem. Não por falta de potencial, mas por não saber traduzir esse potencial em números e riscos compreensíveis para quem decide.

Os erros que custam a aprovação do seu projeto

1. Focar na ferramenta, não no problema de negócio: Seu gestor quer saber qual dor você resolve, não como a tecnologia funciona. Se a apresentação começa com “como”, e não com “por que isso é crítico agora”, você perde a atenção.
2. Prometer ganhos sem linha de base: Falar em “reduzir x% do tempo” ou “automatizar x% das demandas” é vazio se você não mostra o cenário atual. 30% de quê? Em qual volume? Medido como? Sem dados de partida, qualquer ROI parece chute.
3. Medir só esforço, não resultado: “O time está mais organizado” é bom, mas não sustenta um investimento. Quem decide quer ver a relação entre esforço x resultado, investimento x retorno, risco x controle.
4. Não diferenciar ganho de tempo de ganho de risco: Em áreas como jurídico, compliance, RH ou finanças, nem todo benefício vira “economia de headcount”. Muitas vezes, o valor está em menos exposição a risco regulatório, menos incidentes de não conformidade ou mais decisões com trilha de auditoria. Forçar tudo a virar “FTE economizado” empobrece a discussão.
5. Esconder a complexidade: Vender a ideia de “virada de chave” imediata, em vez de um processo gradual de piloto, aprendizado e escala, mina a credibilidade. A liderança sabe que a realidade é mais complexa.

Mapeando os ganhos: como quantificar o intangível?

Você não precisa de um BI sofisticado para montar um caso de ROI sólido. Precisa de método. Comece respondendo, com a maior honestidade possível, a estas perguntas:

• Tempo: Quantas demandas sua área atende por mês? Qual o tempo médio para responder? Quanto desse tempo é gasto em tarefas repetitivas (responder às mesmas dúvidas, caçar informações)?
• Eficiência: Quantas vezes uma demanda “volta” por falta de informação? Quantas idas e vindas de e-mail são necessárias para algo simples?
• Risco: Quantos incidentes recentes envolveram falta de informação ou interpretação inconsistente de uma regra? Em que situações um erro de resposta pode gerar litígio, multa ou dano à reputação?
• Custo: Qual o custo médio/hora do time envolvido? Quantas horas por mês são consumidas pelo “operacional repetitivo”?
• Compliance: Existem atrasos recorrentes em respostas com prazo regulatório? Há dificuldade em comprovar como uma decisão foi tomada?
• Produtividade real: O que o time passa a fazer com o tempo liberado? Atuam mais cedo em temas estratégicos? Atendem melhor áreas de negócio? Se o tempo liberado vira apenas “mais volume operacional”, o ROI se perde.

Mensurando resultados sem depender de um grande projeto de BI

Para comprovar o que foi prometido, uma abordagem pragmática é essencial:

1. Comece com um processo específico: Não tente transformar a área inteira de uma vez. Escolha um gargalo real e relevante (ex: atendimento de dúvidas internas sobre políticas, suporte a contratos padrão).
2. Registre números antes: Mesmo que por amostragem, colete o tempo médio de resposta, volume de demandas, percentual de retrabalho e satisfação interna (via NPS rápido).
3. Implemente a solução focada nesse recorte: Use IA, automação e um canal único de atendimento, com conhecimento oficial.
4. Compare depois de 60–90 dias: Use os mesmos dados para mostrar a evolução. Essa comparação simples é muito mais convincente do que projeções teóricas.

Estruturando a implementação para gerar valor real

Projetos que dão certo em áreas consultivas seguem uma lógica:

• Começam pequenos, mas com problema relevante: Não é um “projeto laboratório”, mas um gargalo que realmente impacta o time e a empresa.
• Têm dono do processo muito claro: Alguém da área de negócio (jurídico, compliance, RH, etc.) que responde pelo fluxo de trabalho, não apenas a TI.
• Usam conhecimento oficial: A IA é treinada em documentos validados e curados, não em um amontoado de informações desorganizadas.
• Incluem o time desde o começo: Quem usa a ferramenta precisa participar do desenho e da implementação para garantir adesão e sucesso.

No fim, a transformação digital de áreas consultivas não é sobre adotar a última tecnologia, mas sobre traduzir a tecnologia em valor tangível e defensável para a organização. É sobre mover a área do operacional para o estratégico, com dados e clareza.

Quer ver como isso funciona na prática?

Recentemente, a Softplan transformou seu atendimento interno com IA, saindo de processos manuais para um modelo inteligente, centralizado e muito mais rápido. Esse case é um exemplo claro de como mapear ganhos e estruturar a implementação para gerar ROI real. Confira o case aqui.

Por: Asklisa